Segretaria Assistente di direzione

L’assistente di direzione è una figura fondamentale per garantire e aumentare l’efficienza del team di lavoro in cui è inserita. Attraverso le sue specifiche competenze comunicative, organizzative e relazionali, consente ai manager di ottimizzare drasticamente la loro efficacia lavorativa, permettendogli di guadagnare più tempo per le attività non delegabili più importanti. Il corso fornisce le competenze manageriali chiave e gli strumenti comunicativi necessari per svolgere la propria funzione di supporto, accrescendo l’efficienza aziendale attraverso l’impiego e la formazione.

Obiettivi del corso

• Acquisire un metodo di lavoro a cui fare riferimento durante lo svolgimento della propria attività
• Svolgere con autonomia e sicurezza i compiti affidati
• Instaurare relazioni positive con il proprio manager o altri interlocutori
• Comunicare con chiarezza nelle diverse situazioni e con i differenti strumenti (tecniche relazionali, comunicazione scritta, comunicazione telefonica
• Gestire al meglio il proprio tempo, pianificando le diverse attività

A chi è rivolto: Assistenti di direzione nuove nel ruolo o provenienti da altre funzioni (amministrazione, receptionist, ecc.) – A chi desidera svolgere questa professione o a chi voglia migliorare

Programma del corso

• Instaurare relazioni positive con manager, collaboratori e altri interlocutori: Compiti, competenze, attitudini e comportamento: definizione del ruolo di segreteria – Comprendere le attese del manager e del team – Elementi chiave per ottenere stima e fiducia – Discrezione, riservatezza e gestione ottimale delle informazioni – Migliorare la consapevolezza di sé attraverso l’autovalutazione, per meglio definire un percorso di sviluppo della propria professionalità
• Comunicare nel quotidiano per instaurare un rapporto di collaborazione con manager e colleghi: Atteggiamenti e comportamenti che influenzano la comunicazione – Individuare i comportamenti più efficaci nelle relazioni professionali – Rimuovere le barriere consapevoli e inconsapevoli alla buona comunicazione – Utilizzare la comunicazione non verbale in modo efficace – Utilizzare l’ascolto attivo e l’uso produttivo del feedback – Proporre in modo professionale le proprie idee
• Gestione del tempo per migliorare i propri risultati: Stabilire in maniera corretta e autonoma le priorità – Saper dire no in maniera corretta – Affrontare e gestire lo stress – Attuare azioni correttive per abitudini di lavoro improduttive –
• Gli aspetti distintivi della comunicazione scritta: Obiettivi, contenuti e tecniche della comunicazione scritta – Prendere appunti, redigere report e verbali – La gestione delle mail
• Comunicazione telefonica: Assicurare la qualità del contatto – Differenze nella gestione di telefonate in entrata ed uscita – Punti chiave di una telefonata – Utilizzo del filtro telefonico – Saper gestire le situazioni delicate
• Pianificare il proprio lavoro con le necessità del manager: Non perdere di vista le varie scadenze – Gestire l’agenda del manager – Organizzare riunioni e viaggi – Supportare e gestire gli eventi aziendali
• Proattività: una qualità essenziale dell’assistente di direzione: Esprimere la propria assertività in un contesto professionale complesso – Prendere l’iniziativa assumendosi le relative responsabilità – Definire e isolare i problemi organizzativi e proporre soluzioni adeguate